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(一)總則
第一條 為了使公司公文處理工作規范化、制度化，規范文件管理提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合本單位的實際情況，特制訂本規定。
第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料。公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。
第三條 公文統一由行政辦公文秘人員收發、分辦、用印、立卷。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來司公啟文件(除領導訂啟的外)均由司收發員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后交行政部門機要秘書或負責人拆封。在簽收和拆封時，收發員和文檔人員均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
2.對發來的文件，按文書分類處理：
(一)機密類：具有專利性、獨特技術性的資料及特定列管的業務機密文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
(二)A類：凡關系重大，足以影響公司權益的文書，應呈總經理核閱后始得分文辦理。
(三)B類：一般文書及經常性業務往來文書。
(四)C類：一般通知或參考性的函件無須呈判者，僅登記分文直接交經辦部門處理后歸檔。
(五)其他類：與公司業務無直接關系之表報、宣傳或印刷函件，無需收文、登記，可直接送有關部門參閱。
第五條 公文的編號保管
1.對上級及相關政府職能部門來文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由單位承辦或歸檔的公司領導親啟文件，廠領導啟封后，也應交行政部門辦理正常手續。
2.外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政部門文檔人員進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由行政部門或公司辦負責人根據文件內容和性質閱簽后，由文檔人員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送單位領導(或分管領導)親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據等，由文檔人員直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉，應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交回行政部門，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”行政部門應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應送交文檔人員，切忌橫傳。
5.行政部門及領導秘書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
(三)發文的管理
第八條 發文的規定
1.全公司上報下發正式文件的權力集中在行政部門或領導特殊批示的單位，各分公司各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2.各分公司、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發文應向總公司行政部門提出發文申請，并將文件底稿交總公司審核，同意批示發文。
3.對全公司影響較大，涉及兩個以上領導分管范圍的文件，須由總經理以上領導批準簽發。其馀文件均由分管領導批準簽發。
4. 紅頭文件，只適用于需遵照執行的制度、規定、決定、決議、紀要、任命等，其他文件一般用公司信箋印發。
第九條 發文的范圍：
1.凡是以公司名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。
2.下發文件主要用於：
(1)公布全公司規章制度；
(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；
(3)公布公司體制機構變動或干部任免事項；
(4)公布全公司性的重大生產、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)其他有關全公司的重大事項；
3.上行文、外發文主要用於：
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；
(2)同兄弟單位聯系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。
4.在公司日常生產、技術、經營管理、黨群工作中，有關圖紙圖像、非經營活動、技術工藝、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批準后，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用文件發布。
5.凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
6.各業務部門與外單位發生的一般業務聯系，可用各部門的名義對外發函(應各自編號備查)不用公司名義發文。
(四)發文程式與要求
第十條 發文程式規定：
1.各單位需要發文，應事先向行政部門發文提出申請；
2.分管領導同意發文時，主辦單位應以企業規章制度和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；
3.草擬文稿必須從全公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。需要打印或用鋼筆、中性筆、簽字筆書寫 。
4.有關領導與行政部門對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
10.經領導批準簽發后的文稿交行政部門統一編號統一安排列印；
11.文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；交由主管領導簽發。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須公司領導同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條 應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條 文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統一分別由行政部門負責歸檔：
(1)上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；
(2)公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；
(3)領導專項會議、公司辦公會、中層干部會以及各種專業例會記錄；
(4)召開的各種代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)叁加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報表言材料等；
(7)上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本公司向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本公司生產、經營活動、先進人物事跡及廠領導工作等的音、像攝制品；
(9)公司日志和大事記；
(10)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
2.業務部門，各分公司日常工作中形成的活動資料，由各部門分公司負責立卷歸檔。
第十六條 立卷要求
1.文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案室移交，清單一式兩份。(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條 對於多馀、重復、過時和無保存價值的文件，文檔管理部門應定期清理造冊，并按上級有關規定，辦理申請銷毀手續。
第十八條 經審核同意銷毀的文件，應派專人負責監督銷毀。
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2011-5-23
